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O guia completo para uma gestão tributária eficiente na empresa

A gestão tributária é um procedimento administrativo que tem por objetivo garantir a correta apuração, pagamento de tributos e cumprimento de obrigações acessórias dentro de uma empresa deixando-a compliance, ou seja, em perfeito atendimento com todas as exigências impostas pela Legislação Fiscal.

O grande problema é que não existe, de fato, um passo a passo demonstrando o que efetivamente deve ser feito para garantir que a gestão tributária seja feita de forma eficiente, proporcionando os resultados esperados.

Pensando nisso, resolvemos escrever este artigo. Nele, você obterá um guia completo para fazer esse tipo de trabalho dentro da sua empresa. Acompanhe-nos nesta leitura!

O que á a gestão tributária?

Resumidamente, a gestão tributária é um processo que visa o gerenciamento do pagamento de tributos de uma empresa, abrangendo o controle, o registro e o acompanhamento de todas as operações que são executadas antes e depois deste fato. Uma boa prática dessa atividade proporciona uma série de benefícios, principalmente para pequenas e médias empresas.

A prática da correta gestão tributária inicia-se com a escolha de um regime de tributação, passando pela apuração dos impostos, taxas e contribuições exigidas da empresa. Depois, vem a emissão de guias de recolhimento e, assim, o processo é finalizado com o cumprimento das obrigações acessórias, tais como envio de DCTF, SPED FISCAL, SPED CONTRIBUIÇÕES, ECD, ECF, DEFIS e outras declarações e demonstrativos.

Qual a importância de uma boa gestão tributária?

A principal importância da gestão tributária é deixar a empresa em compliance, ou seja, permitir que ela esteja em perfeito atendimento a todas as determinações legais que são impostas pelos órgãos de fiscalização federal, estaduais e municipais.

A gestão tributária também pode contribuir para que a empresa potencialize sua capacidade geradora de lucros. Sim, é exatamente isso que você leu. Ao aplicar os conceitos de forma correta você será capaz de reduzir a sua carga tributária, impactando positivamente na lucratividade da empresa.

Além disso, investir tempo e recursos na gestão tributária:

  • fará com que essa área da empresa seja mais desenvolvida;
  • contribuirá para que o trabalho diário dos empregados envolvidos nestas tarefas seja otimizado;
  • evitará o cometimento de erros durante o processo;
  • prevenirá a aplicação de multas e demais sanções.

Quais são os principais erros que ocorrem neste processo de Gestão Tributária?

Depois de entender o que é, bem como a importância que a gestão tributária tem para as empresas, mostraremos os principais erros que muitos gestores cometem — em vários casos, sem ao menos perceber — quando o assunto é a organização das questões tributárias aplicáveis aos seus negócios. Continue lendo!

Não planejar as práticas fiscais da empresa

Uma das grandes falhas que ocorrem nas empresas que não têm uma boa gestão tributária é a falta de planejamento tributário. Sem essa ação, é praticamente impossível garantir que a legislação seja aplicada de forma correta em seu negócio — e isso coloca a empresa em risco de pagar mais tributos do que, efetivamente, seria devido.

Existe uma frase muito famosa no mundo do empreendedorismo que diz o seguinte:

“Quem falha em planejar está planejando para falhar”.

A ideia, nesse caso, é totalmente aplicada à gestão tributária de um empreendimento. Portanto, essa etapa jamais deve ser negligenciada e nós abordaremos um tópico específico para que você aprenda a executá-la.

Além disso, o planejamento tributário também contribui para a criação de rotinas e procedimentos que devem ser desenvolvidos no ambiente fiscal durante todos os dias de expediente.

Escolher o regime de tributação inadequado

Seguidamente à falta de um bom planejamento tributário vem o erro da escolha do regime de tributação. Esses dois elementos da gestão tributária estão sempre em conjunto e, da mesma forma que proporcionam benefícios às empresas, também podem, juntamente, prejudicar de modo severo a lucratividade do negócio.

O que você precisa saber é que existem três regimes mais selecionados entre as empresas. Cada um deles tem características bastante diferentes e que necessitam de uma profunda análise e planejamento para que sejam selecionados. Em outro tópico deste artigo, mostraremos como deve ser feita a análise do regime de tributação e sua respectiva seleção.

Não acompanhar as mudanças da Lei

O mundo vem evoluindo com uma rapidez considerável e muitos empresários não conseguem acompanhar essas mudanças. O grande problema é que a Lei também vem sofrendo mutações de acordo com a evolução do homem e, principalmente, com o surgimento de novas tecnologias.

Um bom exemplo disso é a transformação digital tributária. Procedimentos que antes eram efetuados de forma manual, atualmente, passaram a ser executados por programas de computador ou, simplesmente, foram totalmente extintos.

Nesse contexto, um empresário que não acompanha essas mudanças e não as implementa em sua empresa corre um sério risco de ficar para trás. Outro grande risco é cometer erros que podem gerar multas e sanções para o negócio.

Afinal, muitas das mudanças ocorridas na Lei acabam instituindo novas obrigações ou metodologias diferenciadas de apuração e pagamento de impostos. Sendo assim, se você não se adequar a elas pode sofrer prejuízos financeiros severos.

Não investir em tecnologia

Outro erro que impacta diretamente a gestão tributária da empresa é a falta de investimento em ferramentas tecnológicas — principalmente em um cenário cada vez mais integrado e que exige a geração de informações de forma rápida e eficiente.

Além da necessidade da tecnologia para a gestão tributária, ela também será necessária para outras áreas dentro da empresa, tais como:

Sonegar impostos

Outro grande erro que os empresários cometem é acreditar que podem sonegar impostos sem que os órgãos de tributação fiquem sabendo. Isso até poderia ser uma realidade em tempos passados, entretanto, com todo o avanço tecnológico que testemunhamos atualmente, os entes de fiscalização estão cada vez mais próximos das empresas, observando cada uma das ações praticadas no ambiente empresarial.

Assim, quem sonega impostos está sempre com as armas das fiscalização apontadas para a sua empresa e, quando menos se espera, elas são disparadas e todas as práticas ilícitas são elucidadas. Isso acaba obrigando que o empreendimento, além de pagar o tributo devido, liquide multas, juros e sofra demais sanções.

É importante que o empresário tenha em mente que é possível, sim, reduzir a carga tributária do seu negócio. Contudo, isso só ocorre obedecendo o que é determinado na Legislação Tributária. Esse processo é denominado Elisão Fiscal, mas, para que aconteça, é necessário ter uma boa gestão desse setor da empresa.

Como fazer uma boa gestão tributária?

Agora, mostraremos um guia de como fazer uma boa gestão tributária, evitando todos os erros que foram descritos no tópico anterior. Aproveite os grandiosos benefícios que esse processo é capaz de gerar em seu empreendimento!

Faça um bom planejamento

A gestão tributária iniciará, primeiramente, pelo planejamento. Afinal, não há como imaginar a tarefa sendo executada de forma correta sem essa primeira etapa. Como você já sabe, negligenciá-la é um grande erro e ele vai levar seu negócio ao fracasso.

Portanto, o planejamento deve preceder qualquer outra ação que o empresário julgar necessária. Nessa etapa serão executados todos os cálculos e projeções para a definição do regime de tributação, por exemplo.

Quanto a essa questão, devemos destacar duas situações. Quando a empresa é nova e ainda não foi definido o regime de tributação, basta elaborar o planejamento nesta fase, antes da emissão do primeiro documento fiscal.

Já nos casos das empresas que já são constituídas, será preciso aguardar o início do próximo ano fiscal — uma vez que o regime tributário não pode ser alterado no curso de um ano, devendo a empresa permanecer no regime selecionado até o último dia do mês de dezembro.

Verificada essa questão, é preciso analisar qual o regime será mais adequado à empresa. Para isso, é preciso analisar a projeção de faturamento e a ocorrência de despesas do empreendimento. Dependendo desses fatores, até mesmo os regimes mais complexos poderão ser mais vantajosos. você poderá escolher um entre os principais:

  • Lucro Real;
  • Lucro Presumido;
  • Simples Nacional.

No entanto, vale ressaltar que um dos principais erros que ocorrem na definição do regime de tributação é a escolha de uma modalidade analisando apenas a maior facilidade, simplicidade e alíquotas. Muitos selecionam o Simples Nacional por acreditarem que ele será sempre a melhor opção, por exemplo.

Apesar de isso ser verdade na maioria dos casos, existem situações específicas que até mesmo o Lucro Real será mais benéfico. Portanto, jamais permita que essa seleção seja feita sem antes realizar as devidas análises.

Crie procedimentos e rotinas diárias, semanais e mensais na sua Gestão Tributária

Depois de definido o regime de tributação, você precisará criar os procedimentos necessários para atender a Legislação e efetuar a apuração da forma correta. Lembre-se de que essa tarefa deverá estar em conformidade com a modalidade tributária escolhida.

Empresas que estão enquadradas no Lucro Real, por exemplo, terão rotinas diárias, semanais e mensais totalmente diferentes daquelas que selecionaram o Simples Nacional. Portanto, também é interessante observar esses processos e levá-los em consideração na hora de elaborar o planejamento tributário.

Ademais, a criação dessas rotinas também facilitará o treinamento de novos funcionários. Quando for necessário trocar ou contratar um novo colaborador para compor a equipe do setor fiscal, você poderá, simplesmente, explicar o procedimento que ele se responsabilizará, de modo que ele vá apenas replicar o que já foi padronizado.

Utilize ferramentas tecnológicas

Após a definição das rotinas a serem adotadas, é necessário verificar o tipo de ferramenta tecnológica que será necessário para a execução das atividades. Acredite, você não terá uma boa gestão tributária sem utilizar a tecnologia!

O motivo é que, atualmente, os órgãos de tributação estão tão avançados que é praticamente impossível cumprir com todas as obrigações sem um bom software de gestão integrado para fazer a parte manual do trabalho.

Por exemplo, o SPED Fiscal — uma obrigação acessória mensal exigida das empresas tributadas pelo Lucro Real ou Presumido — tem dezenas de registros e fichas que precisam ser preenchidos para que o seu envio seja feito de forma correta.

Dependendo do volume de notas fiscais emitidas ou recebidas pela empresa durante um período, fazer o preenchimento deste demonstrativo no próprio sistema da Receita Federal pode ser uma tarefa que lhe custaria semanas de trabalho.

Graças aos avanços tecnológicos, contudo, é possível preencher toda a declaração com apenas alguns cliques, exportando todos os dados do seu sistema de gestão e importando para dentro do sistema validador do SPED — que executará todos os cálculos de forma automatizada.

Acompanhe a execução dos trabalhos

Depois de traçar todas as estratégias que mencionamos ao longo dos tópicos, também é importante que você acompanhe a execução dos trabalhos realizados no departamento fiscal da sua empresa.

Apesar de todos esses procedimentos puderem ser feitos de forma automatizada, depois de parametrizados e contando com a ajuda da tecnologia, isso não significa que você deverá, simplesmente, deixar os processos à mercê dos seus empregados.

É importante que você analise de perto todos os procedimentos e avalie se as práticas que foram adotadas estão proporcionando resultados positivos para a empresa.

Revise o processo

Por fim, se for necessário, após a avaliação do andamento da gestão tributária, você deverá revisar todo o processo para refazer a parametrização e a definição de conceitos. Tudo isso vai garantir que essa tarefa, efetivamente, proporcione resultados satisfatórios para o seu negócio.

O ideal é que a cada ano você realize uma revisão de todo o processo a fim de verificar se os resultados foram positivos. Essa ação é necessária, principalmente, para avaliar se o regime de tributação, de fato, é o ideal para a empresa.

Em alguns casos, assim como ocorrem mudanças na Lei, também pode ser necessário fazer algumas adequações nesse tipo de conceito e em outros procedimentos que são realizados diariamente na empresa.

Seguindo essas dicas a gestão tributária do seu negócio estará em total e perfeita harmonia com a Legislação aplicável a ele, evitando autuações, notificações e outros problemas com órgãos de fiscalização. Além disso, você evitará o pagamento de tributos desnecessários que colocam em risco a lucratividade do seu negócio.

Gostou destas informações? Quer saber mais sobre como funciona esse processo? Então, entre em contato conosco. Temos uma equipe pronta e disponível para atender você e ouvir todas as suas necessidades!