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Gestão de custos: tudo o que você precisa saber agora!

Dentre os processos que precisam ser bem desenvolvidos para que uma empresa tenha sucesso, a gestão de custos é, certamente, um dos mais importantes. É por meio dela que é possível avaliar todos os componentes que influenciam de forma direta ou indireta na formação do preço de fabricação de um produto ou da prestação de um serviço.

Neste artigo, reunimos as principais informações sobre a gestão de custos para que você possa evoluir na administração de seu negócio. Continue a leitura!

O que é a gestão de custos?

A gestão de custos é o processo de planejar e controlar o orçamento de um negócio. O gerenciamento de custos pode ser entendido também como um dos métodos de contabilidade gerencial. Por meio de sua adoção, é possível que uma empresa consiga prever gastos, ajudando a reduzir a chance de exceder o orçamento.

É normal ter um modelo geral de gerenciamento dos custos pensando no negócio como um todo, mas também é possível empregar planos para o controle desses gastos em projetos específicos.

A implantação de uma estrutura de gerenciamento de custos ajuda a empresa a manter seu orçamento geral dentro dos limites estabelecidos. Os apontamentos podem seguir diversas metodologias e utilizar ferramentas mais básicas, como apontamentos feitos de maneira manual ou utilizando sistemas computadorizados avançados.

A gestão de custos abrange uma série de atividades e está relacionada ao processo de encontrar os meios mais econômicos para agregar valor àquilo que for comercializado pela empresa, seja em termos de produtos ou serviços. Inclui as projeções de gastos, os tipos de tributos incidentes, o cálculo dos rateios do que é fixo e a apuração correta do que é variável.

Normalmente, as empresas utilizam os períodos de apuração contábil para consolidação dos valores. Porém, a gestão de custos deve ser um esforço contínuo. É um trabalho realizado de maneira rotineira — ela vai além da apuração em si dos resultados, já que deve abordar também as ações voltadas à racionalização e à inteligência nos gastos.

Qual a importância da gestão de custos na empresa?

O objetivo principal da gestão de custos é garantir o planejamento adequado de capital para que seja possível sustentar as atividades do negócio. Dessa forma, a empresa pode contar com fundos da fonte certa, pelo valor justo e no momento necessário para conseguir se manter ativa no mercado, entregando aquilo que seus clientes querem comprar.

No geral, as atividades financeiras passaram por várias mudanças ao longo do tempo e, com isso, a gestão de custos foi se tornando ainda mais relevante. Imagine um setor em que os preços de venda já estão estabelecidos, em que é muito difícil se diferenciar a ponto de vender por valores mais altos. Com certeza, nesse cenário, a empresa mais competitiva será aquela que conseguir produzir gastando menos, pois, assim, será a que terá margens mais altas.

A gestão de custos é determinante no sucesso nos negócios. Afinal, ela torna possível aumentar a eficiência no uso dos recursos disponíveis, sejam eles colaboradores, materiais ou equipamentos. Assim, tem influência direta no desenvolvimento e na expansão das operações. Podemos dizer que ela ajuda também na tomada de decisão, fornecendo dados para uma análise científica de fatos e números.

Isso permite avaliar e aumentar a lucratividade das iniciativas nas circunstâncias dadas, a fim de que escolhas apropriadas sejam feitas, minimizando os riscos. Isso é possível uma vez que a gestão de custos está no centro do trabalho da mensuração do desempenho. Ela integra a parte financeira à operacional. Com isso, aqueles envolvidos com essas atividades conseguem exercer papel consultivo, aconselhando a alta direção em relação à situação dos gastos necessários para a execução de cada procedimento.

Por meio da gestão de custos, pode-se otimizar os processos de uso dos insumos e equipamentos disponíveis. De fato, o insucesso de uma empresa de negócios nem sempre é resultado de suas políticas de vendas. O problema pode ser interno e relacionado à alocação do capital. Esse gerenciamento quando feito de maneira eficaz aumenta a produtividade e os retornos dos investimentos.

Como fazer uma boa gestão de custos?

A gestão de custos inclui uma série de atividades e deve ser vista como um processo contínuo. É preciso compreender os componentes geradores, trabalhar na dimensão orçamentária, acompanhar e controlar, além de propor iniciativas para que os gastos sejam mais eficientes e atendam às expectativas do negócio.

Entenda os custos da empresa

Uma das primeiras etapas no desenvolvimento de um plano de gerenciamento de custos é estabelecer o escopo daquilo que será avaliado. Isso fornece a base para que o processo aconteça de maneira integrada, com menores possibilidades de erros e abrangendo, de fato, todas as operações que precisam ser consideradas.

Essa etapa pode incluir também a analise de como os elementos geradores de custos se comportam ao longo do tempo e o consequente estabelecimento de um orçamento, que permitirá melhores aquisições e controle do estoque conforme os meses vão se sucedendo. É preciso entender:

  • quais são os recursos;
  • quais são as matérias-primas necessárias;
  • quem são os fornecedores;
  • o quanto se gasta para produzir cada unidade;
  • quais são os eventuais ganhos de escala que estão associados ao seu processo produtivo.

Tudo isso envolve um diagnóstico extenso de todo o seu pessoal, maquinário, itens armazenados e contratos futuros. Essa estimativa é essencial para determinar as quantidades de recursos necessários para cada atividade, em cada produto — quantas horas são gastas, quais as ferramentas necessárias e qual o consumo real de materiais. É importante também avaliar as disponibilidades e as limitações dos seus processos, considerando as diversas circunstâncias como sazonalidade, promoções de marketing, entre outros.

Faça um levantamento dos custos

A estimativa de custos é o processo preditivo usado para quantificar, custar e precificar os recursos necessários a fim de que seja possível executar as operações definidas. Envolve a aplicação de técnicas que convertem informações em valores quantificáveis a respeito dos ativos e demais recursos, determinando quanto foi gasto para se gerar cada unidade produzida.

Essa estimativa deve ser feita sempre que houver um projeto de produção novo. Depois, precisa ser constantemente avaliada e ajustada, conforme o que se apresentar na prática. Na medida em que o nível de entendimento dos geradores de custo aumenta, os métodos para a estimativa e posterior apuração se tornam mais apurados e capazes de indicar, com exatidão, quais são os custos reais. É um trabalho fundamental, pensando na gestão de custos como um fator estratégico para o negócio.

Saiba negociar com fornecedores

No dia a dia de uma empresa, tudo o que você compra de seus fornecedores tem impactos diretos no sucesso de suas operações: tanto em termos de matérias-primas quanto de equipamentos que precisam ser substituídos ou, ainda, nos casos de expansão, até os serviços variados que eles podem prestar para você.

É papel fundamental dos responsáveis pela gestão de custos ter isso em mente e atuar, de maneira incisiva, para que as negociações sejam sempre as mais favoráveis — tanto em termos de descontos nos preços quanto avaliando melhores prazos para o pagamento. Pode-se buscar uma interface com a gestão de estoques e analisar possibilidades de compra de lotes maiores, por exemplo.

Utilize a tecnologia a favor

Dependendo do tamanho e da natureza de sua empresa, a gestão de custos pode ser um processo pouco trivial. Ela demanda dados com altos níveis de certeza, o que nem sempre pode ser conseguido de maneira manual.

A transformação digital está auxiliando muito nesse quesito. Hoje, diversas operações são automatizadas e há sistemas que fazem a apuração das informações em tempo real e online. É interessante ficar atento às necessidades de seu negócio e buscar sistemas que possam dar esse suporte, prezando sempre pelo custo-benefício com soluções que estejam dentro de sua realidade.

Outras dicas

É preciso se aprimorar nas técnicas e nas ferramentas que melhoram o planejamento do uso de recursos, bem como a própria apuração dos custos em si. Por exemplo, existem diversos critérios de rateio e distribuição de custos, dependendo de como suas operações são realizadas. É preciso encontrar aqueles que mais se adéquam dentro do seu contexto.

A coleta de dados históricos de custos ajuda a avaliar o desempenho e, assim, tomar as medidas necessárias, implantando ações de melhoria. Sem ela, as decisões certamente serão tomadas apenas com base em opiniões pouco fundamentadas. Por isso é tão importante planejar os modos da medição do seu progresso, estabelecendo um controle adequado e fidedigno.

Quais os benefícios de fazer uma boa gestão de custos na empresa?

Não é fácil competir no mercado atual. O aumento dos preços associados à operação de uma empresa também é algo que não facilita as coisas. Logo, o controle de custos é uma das melhores maneiras de manter seus negócios em forma e continuar com bom desempenho em diversos ambientes econômicos. Veja os principais benefício dessa boa prática!

Diminui riscos do negócio

Ao conhecer os custos, é possível fazer um planejamento de longo prazo mais eficiente — investir no aumento da produtividade e, assim, buscar maior participação. Sem uma gestão bem-feita, qualquer investimento nesse tipo precisará contar com a sorte para dar certo.

Muitas empresas fazem escolhas erradas, tentando melhorar determinadas áreas que não deveriam ser prioridade ou mesmo querendo crescer sem ter as devidas competências para tal. A gestão de custos é uma excelente forma de se compreender quais são os riscos envolvidos em cada movimento corporativo.

Aumenta a competitividade da empresa

A gestão de custos pode ajudar a compreender quais são os limites que você pode adotar em suas práticas de negócio, por exemplo, se pensarmos na disputa concorrencial. Muitas vezes, outro player do mercado pode adotar preços muito baixos e, se você não domina seus custos, pode tomar uma decisão errada tentando competir com ele nesse critério.

Ao contrário, se você tem uma boa compreensão de quais são seus geradores de custos, vai conseguir trabalhar com as margens certas e buscar uma posição de destaque junto aos consumidores.

Ajuda a atingir a eficiência

Um dos principais benefícios de implantar a gestão de custos é a expectativa de reduzir os gastos gerais da sua empresa. Afinal, só é possível cortá-los ou reduzi-los se você os conhecer. Certo? Pode ser que determinada linha de produção tenha níveis de eficiência mais altos que as outras e, sem o controle, você não terá esse entendimento.

A gestão de custos pode dar o suporte ideal para identificar claramente as atividades que funcionam sem problemas e que se mantêm dentro do orçamento projetado daquelas que estão constantemente falhando e consumindo recursos extras. Além disso, melhora sua capacidade de comprar melhor, uma vez que conseguirá monitorar as maiores recorrências e buscar os melhores preços e contratos em cada caso.

Outros benefícios

Ao prever corretamente os custos, você pode melhorar também suas projeções de receitas e de lucro. E isso é decisivo para o crescimento de suas operações. A gestão de custos ajuda a executar as ações necessárias a fim de garantir que os recursos e operações de negócios visem atingir os objetivos e metas definidos. Ademais, tem um papel importante no entendimento das tendências de mercado. Quando você identifica a possibilidade do aumento do preço de determinado insumo, já pode se preparar para definir qual será sua estratégia.

Como uma empresa especializada pode ajudar na gestão de custos?

As empresas de consultoria gerencial são parceiras que trazem grande know-how a respeito de algum processo corporativo. No caso da gestão de custos, contar com uma organização que faça esse tipo de trabalho é uma atitude decisiva em diversos pontos.

A proposta vai desde a correta identificação e classificação dos custos, mapeando todos os geradores, até as estratégias que serão adotadas para reduzir os gastos e otimizar a utilização dos recursos. É um tipo de transferência de conhecimento muito útil para quem quer aprender rápido e parar de deixar dinheiro na mesa.

Hoje é cada vez mais comum buscar opções de outsourcing, terceirizando partes dos processos de suporte para se focar apenas naquilo que está no chamado “core business”. É uma ação que ajuda bastante, e, no caso da gestão de custos, a consultoria consegue auxiliar inclusive naquilo que está no centro das operações do seu negócio, que é o processo produtivo.

Como escolher uma empresa parceira para gerir os custos da empresa?

Para buscar um prestador de serviços que possa contribuir efetivamente com a sua gestão de custos, é fundamental estar atento à proposta de valor oferecida. Isso inclui não apenas o preço cobrado pela consultoria, mas a experiência envolvida e as atividades que serão terceirizadas. Busque por referências no mercado e por indicações!

A X7 Consultoria oferece o que há de mais avançado para a gestão de custos e outros serviços. Contamos com profissionais gabaritados e experientes para atender os mais diversos setores de negócios. Buscamos trabalhar com excelência, obtendo reconhecimento de nossos clientes pela qualidade, ética e resultados. Que tal nos conhecer um pouco mais? Visite nosso site para saber mais!