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Entenda o que é e como fazer uma gestão documental eficiente

Uma atividade extremamente importante para qualquer empresa é a gestão documental. Porém, em muitos casos as pessoas deixam de priorizá-la e isso pode trazer diversos problemas.

No artigo de hoje, você poderá entender melhor o conceito da gestão documental e porque ela é tão relevante no contexto dos negócios. Verá também algumas dicas para executá-la com eficiência. Continue a leitura!

O que é a gestão documental?

O gerenciamento de documentos consiste no estabelecimento de uma lógica visando armazenar, administrar e rastrear protocolos, formulários e qualquer outro tipo de informação existente em uma empresa. Normalmente, essa atividade é suportada pelo uso de sistemas computacionais que registram a indexação criada para cada documento.

Envolve tanto registros físicos, eletrônicos e digitalizados. Quando o gerenciamento é feito, surge a possibilidade de compartilhar as informações com maior segurança, limitar o acesso e controlar as versões na medida em que vão sendo atualizadas. Além disso, é possível proteger os dados contra ações mal intencionadas e erros não deliberados.

A quantidade de informações gerada e recebida pelas empresas aumenta exponencialmente com o passar dos anos. Sendo assim, quando a gestão documental não acontece da maneira correta, há a possibilidade de que aconteçam várias situações indesejadas.

As pessoas podem perder tempo procurando o que precisam, impactando diretamente na produtividade. Informações relevantes podem ser perdidas, gerando multas e outras penalidades junto aos órgãos públicos, no caso de fiscalizações. A empresa também fica exposta a ataques e roubos de documentos estratégicos.

Como fazer a gestão documental corretamente?

Além de reconhecer a importância da gestão documental, é preciso investir tempo e recursos para que ela possa ser feita de maneira realmente efetiva. Não adianta achar que dá para fazer esse processo apenas com boa vontade, é necessário planejar as ações e adequá-las à realidade de seu negócio.

Organize em categorias

É preciso definir quais são os tipos de documentos que existem em seu negócio para que possam ser separados corretamente. Por exemplo, se você mistura comprovantes de quitação de tributos com as fichas cadastrais de seus colaboradores ou outras informações, você terá dificuldades para executar o gerenciamento. Separe por áreas e por temas, de modo a facilitar o acesso, sempre que for demandado.

Considere as datas

É muito importante levar em consideração a data da geração da informação. Em diversos casos, há dispositivos na legislação que informam por quanto tempo cada protocolo precisa ser guardado pela empresa.

Nunca se sabe quando irá ocorrer uma auditoria e, por isso, é fundamental estar preparado. Além disso, pode ser que você mesmo precise encontrar algum documento mais antigo. Desse modo, a busca será mais simples.

Digitalize as informações

Hoje existem soluções que permitem digitalizar documentos físicos. Ao adotar essa iniciativa, você ganha em performance, pois as pessoas podem acessar essas cópias digitais para uso na rotina, enquanto os originais podem ser guardados com toda segurança em locais apropriados.

O simples fato de você buscar uma organização já traz benefícios e evita inúmeros contratempos. Quando você investe na gestão documental, seus colaboradores se tornam mais produtivos e você minimiza a chance de ocorrência de erros e até de questões mais graves.

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