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Veja 7 dicas incríveis para fazer controle financeiro empresarial

São vários os motivos pelos quais as empresas falham e precisam encerrar as suas atividades, porém é quase unânime a presença de desequilíbrios financeiros. A ausência de uma gestão organizada e com o planejamento financeiro empresarial estruturado leva 23,7% das empresas à falência antes mesmo de completarem dois anos de mercado.

Esse dado considera somente o setor das pequenas empresas, então você já pode imaginar que a porcentagem se torna ainda maior quando incluímos os médios e grandes negócios.

Para não fazer parte dessa estatística, entenda o que é, como estruturar e os erros que não pode cometer quando o assunto é o controle do dinheiro da sua empresa.

Entenda o que é o controle financeiro empresarial

O controle financeiro empresarial é um conjunto de ações e estratégias que objetivam planejar, gerir e monitorar as movimentações, resultados e melhorias do setor financeiro.

Essa coordenação das atividades financeiras também inclui a avaliação de relatórios e documentos que permitam revelar se o negócio está em crescimento, estagnado ou sofrendo por prejuízos.

Esse processo vai muito além de registrar as entradas e saídas, apesar de essa ser uma tarefa fundamental. O controle financeiro envolve questões bancárias, de vendas, contas a receber e a pagar, custos e despesas mensais e estoque.

Conheça as etapas do controle financeiro empresarial

Para que seja possível monitorar o grande fluxo de informações do seu negócio é necessário estruturar o planejamento financeiro empresarial em etapas. Conheça quais são.

Determinação dos seus objetivos

As suas metas e objetivos serão o guia para todo o seu planejamento e as suas ações. Para isso, documente tudo aquilo que a empresa precisa alcançar em curto, médio e longo prazo.

No entanto, certifique-se de que esses propósitos sejam quantificáveis, estejam de acordo com as condições reais do negócio e que possam ser cumpridas em períodos de tempo definidos. Essas metas podem ser, por exemplo, reduzir os custos operacionais em 20% e potencializar o lucro.

Coleta de dados

Somente por meio da análise de dados atualizados que é possível entender o cenário da empresa. Tais números e fatos também são utilizados em auditorias e revisões que estudam o impacto desses comportamentos no futuro do negócio. Portanto, categorize os dados em qualitativos e quantitativos.

Aqueles qualitativos fornecem informações sobre riscos de investimentos, habilidades e performance da sua equipe. Já os dados quantitativos referem-se ao histórico financeiro da empresa, como margem de contribuição, pagamento de impostos e outros.

Análise de dados

Com os dados devidamente coletados e armazenados, é o momento de cruzar essas informações para obter os resultados de cada período e enxergar os pontos fortes, fracos e possíveis oportunidades financeiras da empresa.

Trace planos e estratégias

Com relatórios gerenciais e estudos de dados em mãos você terá informações suficientes para conhecer os resultados e comportamentos dos recursos do negócio. A partir disso, terá base uma base sólida de dados para desenvolver estratégias e ações de melhorias. Alguns exemplos são:

  • revisar os fornecedores para buscar preços mais competitivos;
  • pesquisar a concorrência;
  • buscar pela elisão fiscal (diminuição de impostos);
  • avaliar as preferências e demandas dos clientes para aprimorar serviços, ou produtos;
  • analisar a probabilidade de aumentar os preços praticados.

Veja a importância do controle financeiro empresarial eficiente

O controle financeiro empresarial desempenha um papel base primordial para o acompanhamento de um negócio. Por meio desse processo é possível saber se a empresa está em crescimento, estagnação ou passando por dificuldades e prejuízos.

Por isso que controlar todo o dinheiro e os recursos é um dos fatores mais importantes da gestão e funcionamento de uma organização, já que isso afeta os demais aspectos e setores, como gerenciamento do fluxo de caixa, planejamento tributário e desenvolvimento de planos de que busquem a potencialização do lucro.

O planejamento e o acompanhamento financeiro ainda permitem vantagens competitivas e gerenciais para uma empresa. Veja quais são.

Reduz falhas

A falta de acompanhamento é a principal causa de desequilíbrios financeiros e investimentos inadequados que comprometem, muitas vezes de maneira irreversível, o seu fluxo de caixa e as suas atividades.

Entretanto, estruturar e seguir à risca um controle financeiro empresarial eficiente evita que os gestores e as equipes cometam falhas no gerenciamento de entradas e saídas. Essa coordenação ainda exclui as chances de optar por investimentos e compras que sejam inviáveis para a empresa ou que não ofereçam bom retorno, já que os dados demonstram as condições reais e atuais do negócio.

Minimiza e elimina custos

Conhecendo as características do seu caixa, das suas despesas e dos custos, terá informações suficientes para identificar gastos elevados e desnecessários. A partir desses dados, você poderá traçar estratégias de economia nos setores.

Melhora os resultados

Uma empresa com crescimento saudável e duradouro, processos bem alinhados, estruturados e com custos e despesas controlados são consequências de muito controle e planejamento.

Acompanhar e gerir os recursos de maneira otimizada e racional promove melhorias em todos os setores, processos e atividades do negócio. Afinal, o caixa e o dinheiro do negócio são como o coração da sua empresa, ou seja, quando estão saudáveis e em bom funcionamento todo o seu corpo vai bem.

Descubra como fazer o controle financeiro empresarial

Agora que você já sabe a importância e as etapas para estruturar o seu controle financeiro empresarial, confira os passos para colocar esse monitoramento e avaliação em prática.

1. Realize o planejamento do seu controle financeiro empresarial

Tudo aquilo que você for fazer deve ser precedido de um bom planejamento, isso serve para estratégias, mudanças, implantações de ferramentas e qualquer coisa que seja algo novo para o negócio.

Partindo disso, comece fazendo um plano que defina os períodos de avaliação do seu caixa, como será a rotina de monitoramento do seu fluxo de caixa, qual equipe ficará responsável pela coleta e armazenamento de dados entre outras medidas necessárias para o seu controle.

2. Faça o fluxo de caixa

O principal mecanismo de controle financeiro é o seu fluxo de caixa. Portanto, é imprescindível registrar toda e qualquer entrada e saída, para que possa gerenciar e identificar todas as receitas e gastos da sua empresa.

Por meio desse acompanhamento você consegue identificar momentos em que as entradas são menores que as saídas, ou seja, quando o caixa fechou no negativo. Essa informação prévia possibilita ações em tempo hábil para contornar o cenário e não sofrer tanto com ele.

Esse controle deve ser feito diariamente, sendo o ideal o momento da transação. Assim, não corre o risco de informações, como valor, fonte ou destino, sejam perdidas.

Além de acompanhar toda a movimentação do seu fluxo de caixa, é necessário atentar aos relatórios e documentos obrigatórios que também auxiliam na análise de performance. São eles:

  • Demonstração de Resultado do Exercício (DRE);
  • Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) (para todas as empresas com faturamento acima de 2 milhões);
  • balanço patrimonial.

3. Tenha capital de giro

O capital de giro é uma reserva financeira que você utilizada para pagar os custos e despesas enquanto você ainda não tem dinheiro no caixa, ou quando não recebeu de seus clientes. Isso acontece muito com vendas parceladas.

Para chegar ao valor ideal de capital de giro para a sua empresa, some todos os recursos que tem para quitar as contas, como dinheiro em espécie, saldo em contas-correntes, recebimentos e rendimentos de investimentos financeiros que podem ser resgatados em curto prazo.

Depois disso, liste e some o que deve ser pago em curto prazo, por exemplo, os fornecedores, as contas essenciais (água, energia etc.), empréstimos e outros. A diferença entre essas duas somas será o capital de giro saudável para custear as suas atividades.

4. Mensure o desempenho

O controle financeiro empresarial também requer a mensuração do desempenho da organização, para que seja possível monitorar a performance financeira e operacional do negócio.

Para isso, acompanhe indicadores de como os de faturamento, lucratividade e satisfação do cliente. Lembrando que o lucro e o total faturado devem ser analisados em conjunto, pois há empresas que faturam, mas não lucram.

5. Faça comparações

Um dos modos mais comuns para entender se a empresa cresceu ou está passando por prejuízos é fazendo comparações periódicas. Para tanto, verifique os resultados de cada período e faça um balanço entre eles para estudar o desempenho. Normalmente, essa conferência é feita em semestral e anualmente.

6. Integre dados

Não somente o controle financeiro, como também a gestão de processos, precisa ser gerida de maneira sistêmica e não isolada. Um setor está sempre interferindo em outro, assim como algumas atividades dependem de outras.

O setor de vendas, por exemplo, precisa de informações do estoque, do financeiro e é influenciado pela área de marketing. Em razão disso, busque por sistemas e ferramentas que integram dados e informações, possibilitam o domínio sobre o negócio como um todo.

7. Utilize a tecnologia

Parte de uma gestão estratégica e eficiente, seja operacional, seja financeira, é a utilização de modelos e ferramentas atualizadas, inovadoras e que otimizem o seu trabalho.

Em todas as etapas e passos do seu controle financeiro será necessário contar com sistemas que ajudem na coleta de dados, registro automático de movimentações e demais funcionalidades que essas soluções possibilitam.

Somente com esse tipo de recurso é possível manter a ordenação e acompanhamento do grande fluxo de informações diárias, principalmente porque planilhas e controles manuais são limitados e insuficientes para a complexidade empresarial.

Saiba quais são os erros no controle financeiro empresarial

Um dos cenários mais comuns é quando o empreendedor sabe que a organização está estagna, mas não consegue identificar os desequilíbrios. Muitas vezes, os erros no fluxo de caixa ou no controle financeiro não são percebidos até que se faça um diagnóstico empresarial.

No entanto, de modo geral, podemos destacar alguns deslizes comuns. Entenda quais são para não fazer o mesmo.

Política de preços inadequada

Nem sempre a margem de lucro e os preços dos produtos, ou serviços, podem ser definidos se orientando somente pelo que é praticado pelo concorrente. As empresas têm custos, gestão e processos diferentes, sendo que o entendimento dessas particularidades o primeiro passo para a correta precificação.

O correto é que a sua receita gerada pelas vendas seja o suficiente para quitar todos os custos e despesas da empresa e ainda gerar lucro para o negócio. Se a conta não fecha, é necessária uma revisão.

Indisciplina do fluxo de caixa

Registrar tudo em um dia, no outro não, e desconsiderar valores muito pequenos gera acúmulo de informações e dados que são ignorados e, no final, fazem diferença no seu controle financeiro e na prestação de contas aos órgãos fiscais.

Portanto, é imprescindível que o seu controle de movimentações considere os mínimos valores, de onde o dinheiro veio e para onde ele foi. Lembrando que esse processo deve ser feito diariamente, e não esporadicamente.

Descuido com vencimentos e prazos

Uma empresa que não tem uma política ou organização de contas terá custos adicionais e desnecessários. Atrasos do pagamento de faturas e empréstimos, por exemplo, resultam em uma bola de neve de pendências e multadas que podem ser evitadas com controle e organização.

Já o atraso no pagamento de fornecedores afeta o seu relacionamento com eles, impedindo que tenha acesso a melhores condições de pagamentos e inviabilizada a relação de parceria.

Entenda como a tecnologia pode ajudar a melhorar seu Controle Financeiro Empresarial

Sistemas de gestão permitem a automação de diversas tarefas repetitivas e ainda otimizam o seu controle financeiro e cruzamento de dados. A implantação de soluções como essas permitem diminuir erros humanos e gastos.

Além disso, utilizar ferramentas e dispositivos tecnológicos significa ter uma fonte importante de informações para o seu processo decisório e ainda promove aumento na produtividade da sua equipe, que possibilita reservar mais tempo para os processos complexos e que influenciam a empresa, já que não perderá tempo com registros e atividades maçantes.

O controle financeiro empresarial deverá ser o seu norte para investimentos, vendas, decisões e estratégias. Entretanto, você precisa de padrões rotinas e responsabilidades definidas e estruturadas, além do engajamento de toda a sua equipe.

Não sabe por onde começar o seu controle financeiro e não consegue identificar as fontes de desequilíbrio na sua empresa? Entre em contato conosco e converse com um de nossos consultores.